Nueva normativa de control horario de trabajadores: todas las claves

La nueva ley de control horario de los trabajadores en 2025 obliga a un control de presencia y registro del momento de entrada y salida del trabajo de cada empleado. El Real Decreto-ley 8/2019 y la Ley de Control Horario son muy claras en cuanto al control de asistencia laboral.

Vamos a ver las claves y cómo puedes cumplir desde tu negocio, sea cual sea su tamaño y facturación, con la ley para el control de presencia de empleados.

Nueva normativa de control horario de trabajadores

Universalidad: toda empresa debe cumplir con la normativa del control de presencia de trabajadores

No existe un límite exento, aunque solo tengas un empleado, debes cumplir con ello. También si se trata de un empleado del hogar. Así que tanto PYMES como grandes compañías, autónomos con empleados y cualquier otro tipo de empleador debe ajustarse a la normativa vigente.

El incumplimiento de la Ley de Control horario está penada con graves sanciones

Esta ley establece normas muy claras en cuestiones como la duración de la jornada, el tiempo de trabajo en nocturnidad, las horas extraordinarias y horas complementarias, así como en los descansos y vacaciones de los trabajadores. Estas sanciones se han incrementado incluso llegando a doblar su cuantía en la nueva normativa de control horario de cada trabajador.

Pero, ¿cómo demostrar que cumples con la ley ante un desacuerdo o duda al respecto? Para certificar que se cumplen con ellas es esencial contar con soluciones como un fichador para empleados que registre las jornadas de cada trabajador o un terminal de control de presencia.

Es potestad de las empresas o empleadores garantizar el registro diario de jornada laboral

La legislación vigente obliga a las empresas a disponer de un registro diario de jornada laboral. En él debe constar de forma clara e inequívoca el horario concreto de cada miembro de la plantilla, señalando a qué hora comienza su jornada laboral y a qué hora termina la misma, así como los descansos o pausas de cada jornada de trabajo.

Para ello hay soluciones diversas, siendo de las más prácticas un reloj para el fichaje de los trabajadores o un control de acceso digital con registro de los accesos y salidas de cada empleado.

La empresa tiene la obligación de guardar los registros de presencia de empleados de forma ajustada a la ley 

La responsabilidad de guardar y custodiar los registros de presencia de empleados también recae sobre el empleador o empresa. Debe conservar durante cinco años los registros de jornadas y horarios laborales, un tiempo superior al obligado hasta la entrada en vigor de esta nueva normativa. También los debe mostrar si se lo solicitan los propios empleados, sus representantes legales o personal de una Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Estos registros no se pueden crear y guardar de cualquier manera. En todo momento es obligación de la empresa hacerlo cumpliendo con los estándares de protección de datos establecidos por el RGPD, pudiendo recibir sanciones por su incumplimiento.

Registros digitalizados disponibles y detallados disponibles en tiempo real: la ley obliga a la accesibilidad y transparencia

La nueva normativa de control horario de los trabajadores obliga a que estos sean detallados no solo en cuanto al horario de entrada y salida. También en cuanto a las pausas o descansos dentro de la jornada.

Además, la disponibilidad en tiempo real ya no es una opción sino una obligación. Tanto los trabajadores como sus representantes y las autoridades los pueden solicitar actualizados. Por ello los registros digitalizados son la forma más rápida, segura y eficaz para cumplir con este aspecto de la Ley. Y es por eso que en esta nueva normativa vigente en 2025 los registros deben ser digitalizados de forma obligatoria. Ya no es válida la opción manual.

Integración del control de presencia con otros sistemas de gestión empresarial

Esta integración facilita la gestión ágil y sin errores de nóminas y otros documentos propios de la empresa en relación al horario de trabajo del empleado.

Soluciones tecnológicas para el control de presencia de los trabajadores

La forma más efectiva, certera y sencilla de registrar los datos es mediante soluciones tecnológicas, aparatos de registro, aplicaciones móviles o software. Existe una amplia gama de opciones y precios entre los que elegir el adecuado para cada negocio.

En el mercado hay soluciones de marcas punteras como Anziv, ZK Teco o Suprema , y soluciones de primeras marcas como Dahua, Hikvision o Hysoon a muy buen precio. Cada una de estas marcas ofrece tecnologías avanzadas que incluyen reconocimiento facial, huella dactilare, tarjetas RFID y códigos PIN, asegurando la fiabilidad en el control horario.

• Anviz: Se especializa en sistemas biométricos de reconocimiento de huella y facial con gran precisión y facilidad de uso.
• ZKTeco: Ofrece una amplia gama de terminales de control horario y acceso con soluciones escalables para pequeñas y grandes empresas. Disponen además de app para empleados que teletrabajan.
• Suprema: Destaca por su tecnología biométrica avanzada y software de gestión intuitivo. Una de las marcas mas avanzadas en control de presencia.
• Dahua: Integra el control de acceso y presencia con videovigilancia, ofreciendo soluciones todo en uno.
• Controles de acceso Hikvision: Cuenta con dispositivos robustos con múltiples opciones de autenticación y conectividad con otros sistemas empresariales. La convergencia de sus sistemas permite un todo en uno gestionado desde un solo software.

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